Projenin Tanımı
Proje Nedir? Proje başı ve sonu olan ve ortaya benzersiz bir ürün, servis ya da hizmet çıkarmak için sınırlı kaynaklar ile yapılan geçici bir girişimdir.
Proje, sıklıkla operasyon ile karıştırılmaktadır. Operasyonel faaliyetler, sürekli ve devamlılığı olan işler iken proje işleri, projenin bitmesi ile sona erer. Eğer yaptığınız bir işin başlangıç ve bitişini tanımlayamıyorsanız, bu işin projeden ziyade günlük operasyonel bir faaliyet olduğunu gösterir. Örneğin “üretim” sürekliliği olan operasyonel bir faaliyet iken; yeni bir üretim bandını devreye almak bir projedir. Üretim bandı faaliyete geçtikten sonraki süreç operasyon olarak adlandırılır. Operasyon aşamasına geçildikten sonra da yeni projeler ortaya çıkabilir. Örneğin, üretim bandının kapasitesinin arttırılması, yeni bir projenin ortaya çıkmasına yol açabilir.
Proje ile daha önceden yapılmamış bir sonuç, servis ya da ürün ortaya koyarsınız. Örneğin; müşterinizin gereksinimlerine istinaden yeni bir mobil uygulama geliştiriyorsanız ya da bahçenize bir kuş evi yapıyorsanız bu bir projedir. Bahçedeki çimleri ayda 1 defa biçmek ise operasyon yani rutin bir faaliyetdir.
Projenin temel özellikleri nedir?
- Geçicidir -> Başlangıç ve bitişi vardır.
- Ne yapacağına karar verdiğiniz zaman başlar ve planlanan ürün ortaya çıktığında sona erer. Yeni model araba prototipi hazırlamak bir projedir, prototipi onaylanmış bir arabanın seri olarak üretilmesi ise bir operasyondur.
- Benzersiz bir ürün ortaya çıkar.
- Sürekli olarak gelişim gösterir.
- Her ne kadar planlama yapmış olsanızda, projeler devam ettikçe her zaman karşınıza çıkacak yeni bir bilgi ve işlerin yolunda gitmesi için karar vermenizi gerektiren durumlar ortaya çıkacaktır.
Proje Yönetimi Nedir?
“Proje Nedir” sorusunu netleştirdikten sonra artık Proje Yönetiminin tanımını yapabiliriz. “Proje Yönetimi” sıklıkla personel ve işlerin takibi olarak algılanmaktadır. Fakat bundan çok daha fazlasıdır. Proje yönetimi; kapsam, zaman, kalite, maliyet, proje paydaşları, kaynak, iletişim, değişim, risk, satınalma alanlarının tamamının, uygun yöntem ve teknikler uygulanarak yönetilmesi ile projenin hedeflerinin başarı ile gerçekleştirilmesidir. Her yıl vasat proje yönetimi nedeniyle milyonlarca lira israf edilmektedir. Başarılı projelerin arkasında, doğru proje yönetim uygulamaları yatıyor. Proje yönetiminin neden gerekli olduğuna dair yazımı okumak için buraya tıklayın.
Proje Yönetimi Metodolojisini uygulamanın faydaları nelerdir?
Doğru uygulanan proje yönetimi metodolojisi, projenin başarıya ulaşma şansını da arttıracaktır. Proje Yönetim Enstitüsü (PMI), yaptığı bilimsel çalışmalar ile proje yönetimi metodolojisinin, proje başarısını arttırdığını ve hata sonucu çıkan maliyetlerin de azaldığını ortaya koymuştur.
Proje yönetiminin faydalarını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:
- Hedeflenen tarihte işin bitirilmesi, planlanan bütçe içinde projenin tamamlanması başarısında artış sağlanması
- İç ve dış müşterilerin ihtiyaçlarının daha doğru şekilde analiz edilmesi
- Müşteri ihtiyaçlarına uygun ürün ve servislerin sunulması ile müşteri memnuniyetinin artması
- Etkin iletişimin sağlanması ve doğru takım yönetimi ile karmaşa ve çatışmaların en aza indirilmesi
- Projenin planlanma ve yürütülmesi esnasında oluşturulan kayıt ve dokümantasyonun, sonraki projelerde kullanılabilmesi
- Planlama, kontrol ve takip süreçlerinin etkin bir şekilde uygulanması
- Hedeflerin tüm paydaşlar tarafından bilinmesi ve bu hedefler doğrultusunda hareket edilmesi
- Kaynakların etkin kullanımı
- Riskler kontrol altına alındığından, sürprizlerle karşılaşma olasılığının azalması
W. Churchill’in düşüncesinin arkasında yatan, tıpkı başarılı proje yöneticilerinin de bildiği gibi; kısıtlı zaman, maliyet ve kaynaklar çerçevesinde, hedeflenene ulaşmak için plan mutlaka gereklidir. Fakat o planı birebir takip etmek tabiki mümkün değil; çünkü proje evresinde karşılaşılan bir çok faktör- iyi bir risk yönetimi yapmış olsanıza rağmen- planınızı etkileyecek ve zaman içinde değiştirecektir. Bu durumda planınızı gözden geçirip; değişime adapte ederseniz projenizin başarısını arttıtırsınız. Özetle plan yapmak, plansızlıktan herzaman daha iyidir. Proje başarısının arkasında ise iyi bir planlama ve takip yatar.
